☆経理ソフトを使わない手はないです☆
私が関与しているお客様においてご指導申しあげていて能率の上がっている方法をご紹介します。
実践的に行っているのですから、直ちにできることばかりです。
○経理は片手間時代
中小企業にとって経理事務は片手間あるいはアルバイトに任せる時代になってきました。それは経理ソフトが極めて安価で且つスピードが速く且つ使いやすくなってきたからです。
だからバカにハカどる経理のこころえの第１はスピードの早い経理ソフトを使うことです。
○経理上手君
私が関与先さまにずっと使っていただいているソフトは経理上手君といいます。この値段はずっと５万円でなかなか下がらなかったけど、最近３万円を切るようになった。ソフトメーカーも危機感を抱いたのだと思う。ここまで下がると、もう多少の価格の差は問題ではないと思う。問題はいかにスピードが速いか遅いかである。
○経理ソフトはスピードが命
例えば、ソフトを起動するスピードとか、科目名を仕訳のハコに呼び出すスピード、過去の仕訳をスクロールするスピード、ある画面から次の画面へ転換するスピード、この一つ一つがもし他のソフトなら2秒で済むところを、今のソフトでは3秒係るとすると、50％時間が余計かかってします。
毎日毎日行う仕事が50％余分な工数が係るとしたら、経理ソフトの値段が１万円や２万円違っても、早いソフトならあっと言うまに元を取られてします。だから小生はこの経理上手君がいまのところ一番だと思います。
○出納帳入力ができること
経理ソフトを使うおおきな幸せは出納帳入力ができるということです。これができないソフトは失格です。中小企業の仕訳のほとんどは、現金の出し入れか預金の出し入れです。出納帳入力の画面では、片側は現金とか預金で固定なので、相手の科目だけを入力すればいいのです。しかもその都度その都度残高が確認できるのです。
○経理ソフトの長所 文字データの入力のスピードアップ化
摘要欄には、消費税法の条文から、原則として買った品物の名前（一般的な）と買った取引先の名称の二つを必ず書くことが要請されるようになりました。だから摘要欄をいかにはやく入力するかが大変大事なのです。ここがきちんと書いてないと、最悪、仕入れにかかる消費税が控除されないという危険性があります。税務署職員が法文を杓子定規に摘要するとそうなるのです。これは本当に困った条文なんですが。
そこでいかに摘要欄を能率化するです
摘要の登録をしておけば、クリックするだけで一発で仕訳の摘要欄に転記される。手入力なんかしておれません。
呼び出し力がつよい
でも 社名とかがすごく多くなると、画面の窓には表示しきれなくなります。30個ぐらいしか表示できませんね。ところが経理上手君はカナを入れると、社名とか品名を呼び出してくれるのです。これはとても快適です。
○メールで経理データをやり取りできる
関与先様とできあがった仕訳をメールでやり取りするのは本当に快適です。
経理ソフトの美点について書きすぎましたので次に移ります
☆売掛金の管理、買掛金の管理は台帳レスで☆
なかでも売掛金の管理が会社の経理上一番重要です。あなたの会社が日銭が入るとかでこれに時間をとられない会社だったらこんなありがたいことはありません。そうでない会社はこれが一番むずかしい。
○台帳レスとは
それは請求書を生かすことです。できるだけ請求書を利用して台帳にすることです。請求書の内容をいちいち転記して得意先元帳や仕入先元帳を作る必要はありません。
たとえば、得意先ごとに請求書をファイルして、その請求書に前月残高、当月入金、当月売上、当月残高 の欄のあるゴム印を押すのです。でここに数字を書き込むわけです。これで立派な得意先元帳です。
○エクセル集計表利用術
エクセル集計表を利用しつつ能率を上げる方法
１期中現金毎月洗い替え方式を採用する
２当面はエクセルで管理する 得意先が多い場合はエクセルの表を下へスクロールするのが得意先の属性別にページを分ける
3請求書もエクセルで作ることができる 請求書を大量に印刷したりしてお金をかけることはないです。みんなお金を掛けないように努力してるのですから。
＊エクセルで作る売上売掛金集計表の見本は
○販売ソフトの利用
会社数が多くなってきたらあるいはソフトが好きな人は販売管理ソフトを使う ３万円ぐらいで売っています。
○売掛金管理仕訳 3個のステップがあります
１．月中の仕訳、
月中において売上代金が入金した時の仕訳をどうするか です
２．月末の仕訳
月末に売掛金をどのように方法で計上するのかです
３．月末ＣＫ
月末に売掛金残高をどのようにＣＫするかです。売掛金
残高は企業経理にとっては最重要管理項目ですから
だがこのＣＫを行うにあたってはできるだけお金＝時間を掛
けないようにしなければなりません。１００円合わないとし
ます。得意先からの入金がたまたま違ったことがわかったと
しても、誤差の範囲でいちいち電話を掛けて来月払ってほし
いと言うのかドウかである。そんな小額に管理ストを掛けて
おれないことは明らかである。もちろんこれは社長の考え方
次第ではありますが。
○通常の仕訳方式＝正規簿記発生主義方式
こんな言葉ありませんが、説明の都合上私が仮に作りました
◎月中において売上代金が入金した時の仕訳
Ａ （預 金）（売掛金）
◎月末の仕訳
Ｂ （売掛金）（売上高）
◎ＣＫ方式
売掛金元帳の
○期中現金毎月洗い替え方式とはなにか
売上代金が入金した時の科目を売上とする 売掛金としない
ａ（預 金）（売上高）
月末に売掛金が確定したら
ｂ（売掛金）（売上高）の仕訳をし
前月末の売掛金を
ｃ（売上高）（売掛金）の仕訳で取り消す
ＣＫ方法
毎月の売上入金額と集計表の入金額はｃｋする
社長はあまりこういうこと聞きたくないでしょうから、最低限の話にとどめます
なぜこうするかというと細かい理由をいうと長くなるのですが、簡単にいうと小さな差額とか不明を調べるのに時間を掛けたくないからです
○買掛金の管理
買掛金は自社で払う払わないを決めるのですから管理というほどの
ことはありません。仕入買掛金集計表をエクセルで作って管理します
☆現物の管理と経理の解釈の分離☆
昔は経理の仕事は簿記の知識がないとできなかったのですが、いまは経理ソフ
トの発達で現物の管理と経理の解釈の分離ができるようになりました。
現物の管理 は会社で行う
経理の解釈 は会計事務所が行います。